Diferența dintre EOI și RFP

O serie de decizii luate de o organizație au implicații în materie de achiziții publice care pot afecta în mod dramatic costul general al unei anumite decizii. Achiziționarea implică procese precum alegerea vânzătorului, definirea termenilor de plată, verificarea strategică, negocierea contractelor și achiziționarea de servicii și bunuri. Este legată de procurarea sau achiziționarea tuturor serviciilor și bunurilor care sunt importante pentru o organizație.

În sectorul privat, procesul de achiziții publice este considerat o funcție la nivel strategic care ajută la îmbunătățirea rentabilității unei afaceri. Nu numai că simplifică procesele și micșorează prețul global al materiilor prime, dar permite organizațiilor să identifice cele mai bune surse de aprovizionare. În ansamblu, este de ajutor în asigurarea unei linii de fund liniștite.

În sectorul public, directorii de nivel înalt sunt responsabili pentru reducerea nivelului de bază. Doar un număr redus de personal gestionează funcția de achiziție, ceea ce sporește probabilitatea corupției în acest sector. De aceea, este necesar să se mărească producția globală a unei afaceri. De exemplu, personalul poate fi instruit pentru a-și spori eficiența și pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor oferite, astfel încât producția să poată fi îmbunătățită.

Odată cu trecerea timpului, au fost introduse o serie de termeni în jurul consultării, a propunerilor și a unui management major, inclusiv a unui număr de acronime asociate cu achizițiile publice. Nu multe companii sunt conștiente de acești termeni, ci sunt antreprenori sau proprietari ai unei afaceri mici, dacă doriți să gestionați în mod eficient disponibilitatea cumpărătorului de a achiziționa, este important să cunoașteți scopurile acestora. Exemplele includ RFI (Cerere de informații), EOI (Exprimarea Interesului), RFP (Cerere de Propunere), RFT (Cerere de Ofertă) și RFQ (Cerere de Ofertă). Fiecare dintre acești termeni servește unui scop special în funcția de achiziție.

EOI și RFP sunt termenii cei mai frecvent utilizați în funcția de achiziție și fiecare are un rol specific în raționalizarea întregului proces. Mulți indivizi confundă acești termeni în timp ce execută procesele. Pentru a obține o idee mai bună despre cum diferă acestea, este important să știm ce înseamnă acești termeni.

EOI (Exprimarea Interesului)

Exprimarea interesului (EOI), cunoscută și sub denumirea de înregistrare a interesului (ROI), are o funcție similară cu cererea de informații (RFI). Acesta este folosit ca un proces de selecție în etapele inițiale ale achiziției, astfel încât să se creeze o solicitare formală și mai specifică pentru licitație sau RFT (o etapă ulterioară a funcției de achiziție). Atunci când o companie eliberează un EOI, este necesar să estimeze capacitatea unei piețe de a furniza sau de a colecta mai multe informații înainte de a trece la RFT. Este puțin probabil ca o companie care face o achiziție să numească un antreprenor prin intermediul EOI. Pentru ca acest lucru să se întâmple, un proces trebuie să progreseze până când ajunge la RFT.

EOI este un tip de licitație deschisă care permite oricărei companii să se prezinte. Aceasta dă naștere unei concurențe dure și oferă avantajul de a permite furnizorilor noi și potențiali să își asigure munca. Cu toate acestea, în contractele de construcție, este criticat în mare măsură pentru atragerea furnizorilor care nu sunt potriviți pentru contract, ceea ce duce la pierderi de timp, bani și efort.

Reclamă care solicită un EOI trebuie să includă o descriere a organismului contractant, descrierea contractului (cum ar fi bugetul și scara), tipul contractului, traseul de achiziție, termenii și condițiile, adresa și termenul de trimitere, precum și alte detalii (inclusiv informațiile de contact , descrierea organizației, capacitatea tehnică și experiența aferentă, disponibilitatea personalului și experiența acestuia etc.)

RFP (Cerere de propunere)

Pe de altă parte, RFP, cunoscută și ca Cerere de Ofertă (RFO), este un document care poate fi ușor modificat. Este utilizat în cea mai mare parte atunci când un cumpărător caută un răspuns bazat pe soluții pentru a-și îndeplini cerințele și în cazurile în care alți factori (excluzând prețul) sunt esențiale pentru evaluarea fiecărei oferte. Este de asemenea utilizat în situațiile în care nu există soluții sau specificații clare, iar departamentul de achiziții caută o serie de inovații și opțiuni. Aceste instrumente sunt mai flexibile decât RFT (care în mod normal are soluții sau specificații bine definite). RFP este utilizat în principal în serviciile profesionale în care o soluție nu poate fi definită cu ușurință.

Un RFP conține informații de bază despre organizație și despre linia sa de activitate. Cererea constă în specificații care explică soluțiile pe care organizația le caută. Mai mult, aceasta include și criteriile de evaluare a modului în care se clasifică propunerile, o declarație de lucru care descrie sarcinile care trebuie îndeplinite de un ofertant care câștigă contractul și termenul de finalizare a proiectului.

Un RFP este de obicei creat din cauza naturii complexe a unui proiect. Companiile pot beneficia de diferiți ofertanți atunci când caută o soluție bine integrată de la un număr de furnizori. De exemplu, dacă o companie intenționează să-și schimbe afacerea de la un mediu pe suport de hârtie la un mediu bazat pe computere, poate solicita o propunere de software și hardware în plus față de instruirea necesară pentru instalarea și integrarea noilor sisteme în afacere.

În sectorul public, entitățile pot emite un RFP pentru a crea o competiție deschisă pentru a reduce costul unei soluții. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că RFP cea mai apropiată de specificații nu poate fi neapărat cea cu cel mai mic preț. Atunci când acceptă o propunere, companiile trebuie să efectueze o analiză a costurilor pentru a vă asigura că costul nu depășește beneficiile.

diferenţe

Următoarele sunt câteva dintre diferențele dintre EOI și RFP:

• Diferite niveluri de achiziții

EOI este adesea executată la nivelul inițial al achizițiilor publice. Acesta poate fi eliberat în cazurile în care cumpărătorul se pregătește pentru introducerea în industrie pentru a extinde cerințele care ar putea fi puse ulterior pe piață în etapele ulterioare. După cum sa discutat deja, RFP este, în mod normal, următorul pas; în care cumpărătorul caută abordări bazate pe soluții pentru livrarea de produse sau servicii.

• Etapele EOI și RFP

EOI are de obicei mai multe etape. Acesta este folosit pentru lista scurtă a potențialilor furnizori sau furnizori înainte de a căuta oferte complete de la ofertanții care sunt pe lista scurtă. Dimpotrivă, RFP poate avea fie o singură etapă, fie poate avea mai multe etape.

• Când se utilizează EOI și RFP?

EOI se utilizează în cazurile în care informațiile solicitate (de la ofertanți) sunt specifice, dar nu există nici o garanție cu privire la faptul dacă un furnizor va putea să furnizeze servicii și bunuri conform cerințelor. În plus, în cazul EOI, cumpărătorii nu au suficiente informații pentru a formula o cerere detaliată. Pe de altă parte, o RFP este utilizată în cazurile în care cerința este definită corect, însă o companie caută o soluție flexibilă sau inovatoare. Cu alte cuvinte, un cumpărător caută depuneri orientate spre soluții pentru a îndeplini cerințele.

Este foarte important să fim conștienți de diferitele niveluri ale proceselor de achiziții publice pentru a lua decizii eficiente prin fluxul sistematic de informații. Având o înțelegere clară a acestor termeni și motivul pentru care sunt utilizate în cadrul procesului permite unei companii să își eficientizeze procesele și să dobândească o viziune mai profundă asupra întregii funcții de achiziție.