Diferența dintre structura de defalcare a muncii (WBS) și structura defalcării resurselor (RBS)

Structura structurii de lucru este un produs important pentru orice proiect. Prin WBS, managerul de proiect este în măsură să clasifice activitatea pe care echipa trebuie să o realizeze în secțiuni mici, care pot fi gestionate cu ușurință, în timp ce RBS este considerat o parte importantă a eficienței în ceea ce privește managementul de proiect. Prin intermediul RBS, managerul de proiect este capabil să compileze o listă de resurse necesare pentru realizarea unei sarcini date în ordine ierarhică.

Ce face RBS diferit de WBS

WBS reprezintă o reprezentare vizuală a întregului domeniu de activitate care trebuie făcută, defalcată în segmente mai mici pe care fiecare membru al echipei de proiect le poate înțelege. Acest lucru se datorează faptului că, cu fiecare dintre nivelurile de finalizare, există definiții și detalii relevante pentru acea fază. Dimpotrivă, RBS poate fi împărțită în resurse geografice sau organizaționale. Unele dintre celelalte instrumente necesare pentru o RBS adecvată și eficientă includ estimarea resurselor, un calendar al resurselor și listele de activități.

Motivul din spatele acestei situații este că atunci când gestionați orice proiect, va trebui să lucrați cu diferite componente de proiect și cu resurse de proiect pentru a finaliza proiectul. Un bun exemplu sunt membrii echipei de proiect.

Trebuie să vă asigurați că sunt productivi și strategici pe parcursul vieții proiectului pe care îl desfășurați.

Acum, în cazul în care intenționați să veniți cu un WBS eficient, următoarele sunt câteva dintre principalele linii directoare care vă vor ajuta să vedeți acest lucru prin:

• Proiectul / livrarea finală este întotdeauna la cel mai înalt nivel
• Nu trebuie întotdeauna să definiți toate elementele la același nivel
• Grupurile de lucru nu ar trebui să dureze mai mult de 10 zile
• Fiecare grup de lucru trebuie să fie independent
• Nu ar trebui să existe o dublare în grupurile de lucru pe toată structura

Următoarele reprezintă o reprezentare simplă a unui segment al unui WBS pentru construirea unei case:

Construirea unei case

                                              fundație                     Exterior Exterior

Completare                         24% 45% 30%

Buget                               $ 50,000 $ 86,000 $ 72,000

Acesta prezintă diferite părți ale proiectului care urmează a fi realizate și oferă mai multe informații despre bugetul necesar pentru acestea și nivelul de finalizare.

Prin urmare, un WBS este o hartă / schiță a unui proiect specific. Proiectul principal este produsul cheie într-un WBS și, de acolo, este împărțit în subcategorii mai mici, fiecare cu specificul modului în care vor fi livrate.

Pe de altă parte, vorbind despre RBS, trebuie să știți că funcționează utilizând unele dintre instrumentele importante. Managerii de proiect sunt instruiți să utilizeze sau să execute un RBS eficient utilizând aceste instrumente. Acestea sunt după cum urmează:

• Lista de activități

Aceasta este o listă a tuturor activităților care sunt esențiale pentru finalizarea proiectului. Managerul de proiect nu are nevoie doar de o listă, ci trebuie să obțină cât mai multe informații posibil despre aceste liste. Aceste informații vor include și resursele pe care activitățile listate le consumă.

• Evaluarea resurselor

Pentru ca fiecare activitate să fie realizată într-o manieră productivă, eficientă și mai importantă, mai eficientă din punct de vedere al costurilor, managerul de proiect trebuie să estimeze volumul, tipul și varietatea resurselor necesare.

Dacă aceste estimări sunt înclinate, ar fi imposibil să se atingă obiectivele proiectului sau, în ansamblu, proiectul ar putea să nu reușească.

• Calendarul resurselor

Un calendar al resurselor se referă la disponibilitatea resurselor în timp. Managerul de proiect va avea nevoie de o listă a tuturor resurselor necesare pentru finalizarea proiectului.

Aceste resurse trebuie să fie listate, de asemenea, pe baza disponibilității lor pe termen lung. Aceste informații sunt importante pentru managerul de proiect pentru a verifica dacă resursele necesare vor fi disponibile într-o anumită perioadă de timp, astfel încât proiectul să nu se blocheze.

În prezent, RBS devine din ce în ce mai important, software-ul de management al proiectelor încorporând-o în structura lor. Dacă utilizați orice program de management de proiect, puteți să vă conectați și să verificați disponibilitatea resurselor de care aveți nevoie și, mai important, cum sunt clasificate.

Acest lucru ajută, în general, organizația în sensul că managerii de proiect pot vizualiza o mulțime de detalii dintr-o bază de date simplă, despre toate resursele folosite.

Importanța unui WBS vs. focusul RBS

Există mai multe avantaje cheie pe care managerul de proiect și echipa de proiect le pot obține dintr-un WBS, altul decât organizarea și definirea lucrărilor necesare pentru finalizarea proiectului. Prin WBS, este mai ușor să alocați un buget de la nivelurile superioare ale structurii. Odată ce acest lucru se face, bugetele pentru fiecare departament pot fi structurate pe baza defalcării în WBS.

Costurile și estimările de timp sunt, de obicei, furnizate pentru fiecare secțiune WBS. Procedând astfel, este mai ușor să elaborați un program și un buget adecvat pentru întregul proiect.

Prin intermediul unui WBS, este mai ușor să urmăriți performanțele sectoarelor individuale de proiecte. Managerul de proiect este în măsură să spună costul de performanță al proiectului, să identifice zonele problematice și, mai important, problemele-cheie în organizarea proiectului. În schimb, în ​​RBS, accentul pe o listă ierarhică a resurselor este esențial. Trebuie să listați toate resursele, indiferent dacă acestea sunt semnificative sau chiar dacă pentru dvs., ele par redundante. Fiecare nivel al proiectului va avea nevoie de un anumit număr de resurse. Acestea trebuie să fie listate în funcție de importanța lor pentru finalizarea fiecărui nivel și, în final, să finalizeze întregul proiect.

Resursele enumerate sunt apoi subdivizate în categorii mai mici de tipul de resursă pe care o reprezintă, pentru a ajuta managerul de proiect în clasificare. Clasificarea va continua, de fapt, în mai multe subgrupe, până când fiecare dintre tipurile de resurse a fost grupat în entități unice care sunt mai ușor de identificat și gestionat.

Beneficiile WBS versus RBS

Unul dintre beneficiile unui WBS este că îi ajută pe managerul de proiect să determine eventualele riscuri pe care un proiect le-ar putea avea. În cazul în care există o ramură a proiectului care nu a fost definită în mod clar, aceasta devine o zonă de risc care trebuie abordată. Asemenea riscuri trebuie urmărite în mod corespunzător și o revizuire atentă este asigurată în timp ce proiectul continuă.

În cazul în care proiectul pare că se află în spatele programului, este mai ușor ca managerul de proiect să se adreseze WBS și să identifice zonele care se luptă și să ia decizia potrivită de a schimba lucrurile. În schimb, beneficiile imediate ale RBS, în special degradarea resurselor în subgrupuri, este de a ușura activitatea centrelor de management. Supravegherea devine mult mai ușoară și se economisește mult timp în acest proces.

Supraveghetorii pot urmări fiecare grup de resurse în cursul proiectului. Este mai ușor să accelerați anumite nivele ale proiectului, fără a se baza pe alții, care au repartizat resursele necesare pentru finalizarea lor. Prin urmare, unele proiecte pot fi finalizate cu ușurință înainte de termenul stabilit, mai ales dacă finalizarea diferitelor niveluri ale proiectului nu este co-dependentă.

Cu un bun plan RBS, conducerea este, de asemenea, într-o poziție bună pentru a obține o imagine bună a numărului total de resurse disponibile pentru fiecare dintre echipele participante. În afară de înțelegerea resurselor disponibile, ele sunt, de asemenea, capabile să gestioneze modul în care resursele vor fi utilizate.

Comparând informațiile de mai sus, este recomandabil să atribuiți culorile diferitelor sub-rezultate în WBS. Acest lucru este important pentru a obține o hartă termică a progresului întregului proiect. De asemenea, va fi mai ușor să atrageți atenția conducerii asupra domeniilor de proiect care sunt complete și a celor care sunt slacking.

WBS, atunci când este tratată corect, este o modalitate bună de a spori productivitatea echipelor care lucrează la proiect și de a vedea proiectul finalizat la timp. Managerul de proiect este în măsură să identifice abilitățile necesare pentru a le permite să finalizeze proiectul în timp util, dar când vine vorba de RBS, trebuie să înțelegem tipurile de astfel de proiecte. Tipul convențional de RBS este un RBS organizațional. Sistemele organizaționale ierarhice care sunt deja înființate contribuie de obicei la crearea acestui RBS. Resursele dintr-un RBS organizațional sunt de obicei distribuite pe baza nevoilor fiecărui departament organizațional și grupului de lucru. Acestea sunt categorii care au fost de fapt definite și stabilite de organizație.

RBS geografică este în majoritatea cazurilor neconvențională. Principala preocupare a unui RBS geografic este distribuția și / sau localizarea resurselor în cauză și modul în care sunt alocate în diferite locații, în funcție de nevoile organizației.

rezumat

În concluzie, atât WBS cât și RBS sunt esențiale pentru finalizarea cu succes a unui proiect și a eficienței echipelor de proiect relevante. Următoarele sunt punctele-cheie care definesc oricare dintre structuri.

Structura structurii de lucru	Structura defalcării resurselor
o Grupează lucrul în categorii	o Gruparea resurselor în categorii
o Ajută la supravegherea progresului proiectului	o Ajută la supravegherea utilizării resurselor
o Grupurile de proiecte trebuie să fie independente	o Grupurile de resurse pot depinde una de alta
o Accent pe calendarul proiectului	o Accent pe alocarea resurselor